Aufgepasst beim Entrümpeln

Aufbewahrungsfristen gelten auch für elektronische Daten

 

Alle steuerlich relevanten Unterlagen sind für gesetzlich vorgeschriebene Zeiträume aufzubewahren –  grundsätzlich in der Form, in der sie erstellt bzw. empfangen wurden. Papierdokumente können aber auch durch ein ersetzendes Scannen in elektronische Dokumente umgewandelt werden. Notarverträge, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und auch Zollpapiere sind allerdings stets im Original aufzubewahren. Für alle gespeicherten Belege muss sichergestellt werden, dass sie während der gesamten Aufbewahrungszeit unveränderbar, jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar sind.

Aufbewahrungsfrist 10 Jahre

  • Buchungsbelege
  • Bücher und Aufzeichnungen
  •  Inventare
  • Jahresabschlüsse
  • Lageberichte
  • Eröffnungsbilanzen
  • Eingangs- und Ausgangsrechnungen
  • Zollpapiere (amtliche Urkunden oder handschriftlich zu unterzeichnende Präferenznachweise)
  • zum Verständnis erforderliche Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, z. B. Bedienungsanleitungen und Einrichtungsprotokolle von PC-Kassen und Warenwirtschaftssystemen sowie Verfahrensdokumentationen

Aufbewahrungsfrist 6 Jahre

  • Handels- oder Geschäftsbriefe (auch E-Mails oder Faxe)
  • sonstige steuerlich relevante Unterlagen

Die Aufbewahrungspflicht für steuerrelevante Unterlagen beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die jeweiligen Geschäftsbücher gemacht wurde oder der Buchungsbeleg entstanden ist. Unterlagen mit 10-jähriger Aufbewahrungsfrist können nach dem 31. Dezember 2017 vernichtet werden, wenn die letzte Eintragung im Jahr 2007 erfolgte. Bedienungsanleitungen und alle Protokolle zur Einrichtung einer Kasse müssen so noch 10 Jahre nach dem Jahr des letzten Einsatzes der Kasse aufbewahrt werden.

In Ausnahmefällen muss länger archiviert werden

Ist das Besteuerungsverfahren durch eine Betriebsprüfung noch nicht abgeschlossen, sind die Unterlagen sogar länger aufzubewahren. Daneben sollten Unterlagen, die dauerhaft von Bedeutung sind, so lange archiviert werden, wie sie steuerlich relevant sein können (z. B. Miet-, Darlehens- und Gesellschaftsverträge sowie Kaufverträge und Rechnungen über Anlagevermögen).

Lieferscheine dürfen eher vernichtet werden

Für Lieferscheine gilt seit 2017 eine kürzere Aufbewahrungsfrist. Diese dürfen bereits vernichtet werden, wenn eine inhaltsgleiche Rechnung vorliegt. Das gilt grundsätzlich rückwirkend für alle Lieferscheine. Auch Privatpersonen müssen Rechnungen aufbewahren Jeder, der Handwerkerleistungen oder auch  Reinigungsarbeiten in seiner Wohnung, in seinem Haus oder auf seinem Grundstück ausführen lässt, muss die Rechnungen zwei Jahre lang aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

(Stand: 22.01.2018)

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